Configuración: Cuentas. Cómo funcionan y para qué usarlas.
Quizá ya lo sabías o aún no has descubierto esta funcionalidad, pero EnvíaYa te permite crear cuentas de facturación separadas desde tu usuario. Y ¿Para qué sirven? te estarás preguntando. Pues bien, te vamos a explicar los diferentes tipos de cuentas y como se pueden utilizar.
¿Cuántos tipos de cuentas hay en EnvíaYa?
Buena pregunta. En realidad hay un solo tipo. La cuenta con la que te registras en EnvíaYa es tu cuenta maestra y con la que podrás crear las demás cuentas que necesites o asociar otras cuentas de EnvíaYa. También puedes pasar tu cuenta a lo que llamamos Cuenta Corporativa, donde podrás tener varios usuarios asociados.
No te preocupes de retener estos datos ahora. Vamos a ir parte por parte para explicarte su función.
Veo en mi menú de Configuración un item que se llama Cuenta. ¿Qué es?
Esta funcionalidad sirve para que puedas tener facturaciones separadas y configuraciones de envío separadas, además de reportes personalizados. Son muy útiles para asociar envíos a empresas diferentes o departamentos de una empresa.
Imagina que tienes dos tiendas en línea. Una vende zapatos y la otra vende bolsas. Esas dos tiendas las manejas tú, pero tienes un RFC para cada tienda y quieres ademas que cada envío de cada tienda se facture a la empresa correspondiente. Además, las cajas de zapatos son todas iguales y siempre pesan lo mismo. En el caso de las bolsas estas tiene varios empaques y pesos diferentes. Para esto justo desarrollamos Cuentas. Con tu usuario de EnvíaYa, accedes a este menú y puedes crear una cuenta separada para Zapatos y otra para Bolsas. Puedes incluir tu información de facturación distinta y además definir para cada cuenta un empaque por defecto, unos servicios de envío preferidos y ver los balances de los envíos sin mezclar en ningún momento la información de tus dos tiendas. Al hacer un envío, podrás elegir la cuenta a la que quieres que se asocie el cargo.
Ahora imagina que tienes una empresa que cuenta con varios departamentos: ventas, mercadotecnia, legal... Todos necesitan hacer envíos con necesidades completamente diferentes. Sin embargo tú, que eres el responsable, quieres mantener el control de gastos completo y poder revisar quién envía que. Nada más sencillo con Cuentas. Crea una cuenta para cada departamento de tu empresa y asígnale unos usuarios. Con ellos, tus compañeros de cada departamento podrán cotizar y enviar de forma separada y tú tener tus reportes de envío separados. Además, podrás asignar saldo a cada cuenta de forma separada, para establecer límites de gasto por departamento.
Estos dos son buenos ejemplos de cómo aprovechar la funcionalidad de Cuentas para ahorrar tiempo en la gestión de envíos y mantener un control de la información de manera ordenada.
¿Y las Cuentas Corporativas?
En realidad las cuentas corporativas es tu misma cuenta pero con funcionalidades ampliadas. Si pasas tu cuenta al tipo Corporativo, puedes asociar a tu cuenta otras cuentas de EnvíaYa. Esto es útil si por ejemplo quieres que otros usuarios controlen una de tus Cuentas. Podrán hacer envíos con esa cuenta ellos también sin tener que ser tú el que lo haga. Lo bueno es que siempre controlaras quien comparte la Cuenta, pudiendo eliminar a los usuarios asociados cuando lo necesites.
Importante: Si ya estás trabajando con nosotros y cuentas con saldo y perfil de descuentos activo, es necesario que antes de migrar tu cuenta normal a Corporativa nos avises para poder apoyarte con la migración también de tu saldo y del descuento.
Ahora que ya conoces el funcionamiento de las Cuentas, comienza a gestionar tu facturación separada.
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